Kurz zusammengefasst
Wenn Kunden Produkte trotz genauer Kenntnis nicht finden, liegt das selten an der Shop-Suche selbst – sondern daran, dass Kunde und Lieferant unterschiedliche Artikelnummern verwenden. Dieser Artikel zeigt, wie Kundenartikelnummern dieses Stammdatenproblem lösen.
Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie sie wiederkehrende Bestellungen als Ganzes strukturieren? Das behandelt „Warum eine klassische Merkliste im B2B-Einkauf oft nicht ausreicht“. Wie viel Zeit sich durch beide Funktionen zusammen sparen lässt, zeigt „Warum wiederkehrende Bestellungen oft unnötig Zeit kosten“.
Viele Unternehmen investieren in leistungsfähige B2B-Shops und umfangreiche Produktkataloge. Trotzdem landen viele Bestellungen weiterhin per E-Mail, Telefon oder PDF im Innendienst. Der Grund dafür ist häufig nicht der Shop selbst. Der Grund ist, dass Kunden und Lieferanten unterschiedliche Sprachen sprechen – im wörtlichen Sinne: unterschiedliche Artikelnummern für dasselbe Produkt.
Wie groß dieses Problem in der Praxis ist, zeigt eine Studie von Sana Commerce und SAPIO Research: Bei deutschen B2B-Einkäufer:innen zählen unzureichende Suchfunktionen zu den drei häufigsten Ursachen für Fehlbestellungen – bei rund 30 % der Befragten. Eine bessere Suchfunktion allein löst dieses Problem aber nicht, wenn die eigentliche Ursache eine Stammdaten-Lücke ist.
Frau Schneider arbeitet im Einkauf eines Industriebetriebs. Seit Jahren bestellt sie dieselben Produkte. In ihrem ERP-System verwendet sie dabei interne Artikelnummern wie:
Diese Nummern kennt sie auswendig. Sie stehen in:
Im Shop findet sie jedoch ausschließlich die Artikelnummern des Lieferanten. Die Folge: Sie kennt das Produkt. Der Shop kennt das Produkt. Beide sprechen jedoch unterschiedliche Sprachen.
Viele Unternehmen glauben, sie hätten ein Suchproblem. Tatsächlich haben sie häufig ein Stammdatenproblem. Über Jahre entstehen unterschiedliche Nummernsysteme. Verschiedene Standorte, Abteilungen oder Mitarbeiter verwenden unterschiedliche Bezeichnungen für dieselben Produkte. Wie verbreitet das ist, zeigt eine Analyse von SPARETECH: Bis zu zwei Drittel aller Datensätze in Industrieunternehmen sind demnach fehlerhaft – typische Fehlerquellen sind fehlende Informationen, inkonsistente Schreibweisen und versteckte Dubletten. Die sogenannte Gleichteilquote (der Anteil identischer Artikel unter verschiedenen Nummern) liegt in vielen Unternehmen bei 15 bis 25 %, in Einzelfällen sogar über 40 %.
Dadurch entstehen:
Ein typisches Beispiel: Eine Schraube wird im Unternehmen unter folgenden Nummern geführt:
| Quelle | Verwendete Nummer |
| Konstruktionsabteilung | SCHR-M8-20 |
| ERP-System | 100045 |
| Einkaufsabteilung | STANDARD-M8 |
Unterschiedliche Mitarbeiter verwenden unterschiedliche Nummern – tatsächlich handelt es sich jedoch um denselben Artikel. Ohne eine eindeutige Zuordnung entstehen schnell Mehrfachbestellungen, unnötige Lagerbestände und zusätzliche Beschaffungskosten. Das Problem liegt nicht in der Bestellung. Das Problem liegt in der fehlenden Verbindung zwischen Kunden- und Lieferantenstammdaten.
Die Lösung liegt darin, zusätzlich zur eigenen Lieferantenartikelnummer auch individuelle Kundenartikelnummern zu hinterlegen, sodass Anwender mit den Nummern suchen können, die sie bereits kennen und täglich verwenden – ein Prinzip, das unabhängig vom eingesetzten Shopsystem funktioniert. In DIASales ist das als feste Funktion umgesetzt: Dadurch entsteht eine gemeinsame Datenbasis zwischen Kunde und Lieferant.
Kundenartikelnummern helfen nicht nur dabei, Produkte schneller zu finden. Sie schaffen Transparenz im gesamten Beschaffungsprozess. Unternehmen können dadurch:
Gerade bei Industrieunternehmen mit gewachsenen Strukturen entsteht hier oft ein erheblicher Mehrwert. Diese Fehlervermeidung ist eng verwandt mit einem anderen wiederkehrenden Problem im digitalisierten Bestellprozess, das wir in „Warum Bestellungen trotz Digitalisierung immer noch Fehler enthalten“ beschrieben haben.
Wenn Kunden trotz genauer Produktkenntnis nicht fündig werden, hilft eine bessere Sucherfunktion allein meist wenig – die Ursache liegt in der Regel einen Schritt vorher, bei fehlenden Kundenartikelnummern.
Viele Bestandskunden arbeiten seit Jahren mit ihren eigenen Nummernsystemen. Anstatt diese Gewohnheiten zu verändern, sollte ein Shop sie unterstützen. Deshalb übernehmen wir in vielen Projekten bestehende Kundenartikelnummern direkt in den Shop. Der Kunde kann dadurch vom ersten Tag an mit den Nummern arbeiten, die er bereits kennt. Die Umstellung auf digitale Bestellprozesse fällt dadurch deutlich leichter.
Der beste Suchalgorithmus hilft wenig, wenn Kunden nach anderen Nummern suchen als der Shop kennt. Kundenartikelnummern verbinden bestehende Einkaufsprozesse mit dem digitalen Vertriebskanal und adressieren damit direkt zwei belegte Problemfelder: die rund 30 % Fehlbestellungen durch unzureichende Suche (Sana Commerce) und die verbreitete Stammdaten-Unschärfe mit Gleichteilquoten von teils über 40 % (SPARETECH). Sie sorgen für bessere Auffindbarkeit, weniger Dubletten, weniger Lagerbestand, weniger Rückfragen und mehr Akzeptanz des Shops. Wie sich das mit strukturierten Favoritenlisten kombinieren lässt, zeigen die Artikel zu Merklisten-Struktur und Zeitersparnis bei Wiederbestellungen.
Was sind Kundenartikelnummern und wie unterscheiden sie sich von Lieferantenartikelnummern?
Kundenartikelnummern sind die internen Nummern, die ein Kunde in seinem eigenen ERP-System, seinen Stücklisten oder Arbeitsanweisungen verwendet. Sie werden zusätzlich zur Lieferantenartikelnummer im Shop hinterlegt, sodass Kunden mit ihren gewohnten Nummern suchen können.
Warum reicht eine bessere Sucherfunktion allein nicht aus?
Weil das Grundproblem meist keine technische Sucheschwäche ist, sondern fehlende Stammdaten-Verknüpfung zwischen Kunde und Lieferant. Laut einer Studie von Sana Commerce und SAPIO Research zählen unzureichende Suchfunktionen zwar zu den häufigen Fehlerursachen (rund 30 %) – die Ursache liegt aber oft eine Ebene tiefer, bei fehlenden individuellen Artikelnummern.
Wie werden Kundenartikelnummern in einen bestehenden Shop übernommen?
Bei der Einrichtung eines DIASales B2B Shops werden bestehende Kundenartikelnummern in vielen Projekten direkt bei der Einrichtung übernommen, sodass Kunden vom ersten Tag an mit ihren gewohnten Nummern arbeiten können, statt sich an ein neues System gewöhnen zu müssen.
Welche Probleme entstehen durch mehrfach vergebene Artikelnummern (Dubletten)?
Wenn derselbe Artikel unter mehreren Nummern geführt wird, entstehen typischerweise Mehrfachbestellungen, unnötige Lagerbestände und zusätzliche Beschaffungskosten. Laut einer Analyse von SPARETECH liegt die sogenannte Gleichteilquote in vielen Industrieunternehmen bei 15 bis 25 %, in Einzelfällen über 40 % – die eigentliche Ursache liegt in der fehlenden eindeutigen Zuordnung zwischen Kunden- und Lieferantenstammdaten.
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