Die Knapptools GmbH & Co. KG stand vor einer klassischen Herausforderung vieler mittelständischer Unternehmen im technischen Handel: Hoher manueller Aufwand, zeitintensive Routinetätigkeiten und Prozesse, die im Innen- und Außendienst wertvolle Ressourcen gebunden haben. Gemeinsam mit DIA wurde der Vertrieb konsequent digitalisiert – mit messbarem Erfolg.

In diesem Erfahrungsbericht berichtet Fabian Knapp, Geschäftsführer der Knapptools GmbH & Co. KG, wie es gelungen ist, interne Abläufe deutlich zu verschlanken, den Online-Vertrieb auszubauen und Mitarbeitende nachhaltig zu entlasten.

Ausgangssituation: Manuelle Abläufe und hoher personeller Aufwand

In der Vergangenheit waren viele Prozesse bei Knapptools stark manuell geprägt. Kundenanfragen gingen per E-Mail oder Telefon ein und mussten von Mitarbeitenden geprüft, interpretiert und anschließend manuell im ERP-System erfasst werden.

Gerade bei wiederkehrenden Anfragen und Standardartikeln führte das zu:

Gleichzeitig fehlte den Kunden die Möglichkeit, Preise und Verfügbarkeiten selbstständig einzusehen, sodass jede Information aktiv angefragt werden musste.

Ziel: Digitale Bestellprozesse und mehr Selbstständigkeit für Kunden

Das Ziel war klar definiert:

Knapptools wollte seinen Kunden einen modernen B2B-Shop bieten, über den rund um die Uhr bestellt werden kann – inklusive individueller Preise und aktueller Verfügbarkeiten. Gleichzeitig sollten interne Prozesse vereinfacht und der manuelle Aufwand im Tagesgeschäft deutlich reduziert werden.

Umsetzung mit DIA und DIASales

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die enge Zusammenarbeit mit DIA, einem Digitalisierungspartner mit tiefem Verständnis für den technischen Handel. Viele branchenspezifische Anforderungen waren bereits bekannt und mussten nicht erst aufwendig erklärt werden.

Mit DIASales wurde ein leistungsfähiger B2B-Shop realisiert, der direkt an das bestehende ERP-System angebunden ist. Bestellungen aus dem Shop werden heute automatisch im ERP verbucht und weiterverarbeitet – ohne zusätzliche manuelle Zwischenschritte.

Dadurch konnten viele bislang manuell abgewickelte Bestellungen erfolgreich digitalisiert werden.

Messbare Ergebnisse nach kurzer Zeit

Bereits im ersten Jahr der Zusammenarbeit zeigen sich klare Erfolge:

Auch der Außendienst profitiert von der Digitalisierung: Preise und Verfügbarkeiten können direkt beim Kunden abgerufen werden, Bestellungen lassen sich unmittelbar auslösen.

Mehr Transparenz und bessere Übersicht im Tagesgeschäft

Heute kann Knapptools im eigenen Shop auf einen Blick sehen, welche Artikel verfügbar sind. Diese Transparenz vereinfacht sowohl interne Abläufe als auch die Beratung der Kunden und sorgt für schnellere Reaktionszeiten im Vertrieb.

Erfolgsfaktor: Persönliche Betreuung und partnerschaftliche Zusammenarbeit

Neben der technischen Lösung war für Knapptools vor allem die persönliche Betreuung ein wichtiger Faktor. Kurze Kommunikationswege, schnelle Reaktionszeiten und eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe haben das Projekt nachhaltig geprägt.

Auch bei Herausforderungen wurden gemeinsam pragmatische und effiziente Lösungen gefunden.

Fazit: Eine Investition mit klarem Mehrwert

Für Fabian Knapp ist das Fazit eindeutig:

„Das Investment in die Lösung hat sich für uns absolut gelohnt.“

Mit der Digitalisierung des Vertriebs hat Knapptools einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunftsfähigkeit gemacht – effizienter, skalierbarer und kundenorientierter.

Empfehlung an andere Unternehmen im technischen Handel

Wenn Du vor ähnlichen Herausforderungen stehst und Deinen Vertrieb digitalisieren möchtest, ist die Empfehlung klar:

DIA bietet die nötige Erfahrung, das Branchenverständnis und die passenden Lösungen, um solche Projekte erfolgreich umzusetzen.