Jede Bestellung gehört zu einem Budget.
Zu einer Abteilung, einem Projekt, einer Maschine oder einer Kostenstelle.
Im Bestellprozess spielt diese Zuordnung häufig keine Rolle.
Bestellt wird, was gebraucht wird.
Die Frage, aus welchem Topf das bezahlt wird, stellt sich erst später.
Und dann muss sie mühsam nachträglich beantwortet werden.
Ein typischer Fall aus dem Arbeitsalltag
Frau Schneider arbeitet im Innendienst und bestellt für mehrere Abteilungen.
Produktion, Instandhaltung, Labor, Verwaltung.
Sie nutzt ein einziges Benutzerkonto im Shop.
Über den Monat kommen so mehrere hundert Bestellpositionen zusammen.
Am Monatsende landet die Sammelrechnung im Controlling.
Dort beginnt die eigentliche Arbeit.
Jede Position muss einer Kostenstelle zugeordnet werden.
War der Bohrer für die Produktion oder für die Instandhaltung?
Gehörte das Verbrauchsmaterial zum laufenden Projekt oder zum Standardbedarf?
Vieles lässt sich nur noch aus der Erinnerung oder durch Rückfragen klären.
Für ein paar Positionen mag das gehen.
Bei mehreren hundert im Monat wird daraus ein fester Arbeitsblock, der jeden Monat wiederkehrt und trotzdem nie ganz genau wird.
Warum das Problem entsteht
Kostenstellen leben im ERP, nicht im Shop.
Der Shop weiß in der Regel nicht, wie ein Kunde intern seine Budgets strukturiert.
Er kennt Produkte, Preise und Warenkörbe, aber keine Kostenstellen.
Deshalb wird die Zuordnung ausgelagert.
Sie passiert im Controlling, im Nachhinein, auf Basis von Belegen.
Dazu kommt ein zweites Muster: Häufig bestellt eine einzige Person für viele Bereiche.
Ein Konto, ein Warenkorb, viele Budgets.
Solange die Bestellung nicht weiß, wofür sie getätigt wird, bleibt jede spätere Zuordnung eine Rekonstruktion.
Und Rekonstruktion ist fehleranfällig.
Welche Auswirkungen das hat
Die nachträgliche Zuordnung kostet Zeit, jeden Monat aufs Neue.
Positionen werden falsch verbucht, weil sich niemand mehr sicher erinnert.
Abteilungen streiten darüber, wer welche Ausgabe zu tragen hat.
Budgets werden überschritten, ohne dass es jemand rechtzeitig bemerkt, weil der Verbrauch erst nach Rechnungseingang sichtbar wird.
Wer wissen will, wie viel von seinem Budget noch übrig ist, kann das mitten im Monat oft gar nicht sagen.
Und die Auftragsbearbeitung verzögert sich, weil Rechnungen erst nach der manuellen Aufteilung freigegeben werden.
Am Ende entsteht ein Bild, das nicht der Realität entspricht: Kosten erscheinen dort, wo sie zuletzt sortiert wurden, nicht dort, wo sie tatsächlich verursacht wurden.
Wer auf dieser Grundlage plant, plant mit Zahlen, die im Nachhinein zusammengesetzt wurden.
Für belastbare Budgetentscheidungen ist das eine unsichere Basis.
Der Lösungsansatz: Die Kostenstelle gehört an die Bestellung
Die saubere Zuordnung entsteht nicht am Monatsende.
Sie entsteht im Moment der Bestellung.
Wenn schon beim Bestellen feststeht, zu welcher Kostenstelle eine Position gehört, entfällt die spätere Rekonstruktion vollständig.
Der Gedanke ist derselbe wie bei den Bestellparametern: Informationen dort erfassen, wo sie entstehen.
Statt eine Rechnung im Nachhinein zu zerlegen, wird jede Position bereits mit der richtigen Kostenstelle versehen.
Die Zuordnung ist dann kein separater Arbeitsschritt mehr, sondern ein Teil des Bestellvorgangs.
Wie DIA Sales dieses Problem löst
In DIA Sales bildet die Kostenstellenverwaltung die Budgetstruktur Ihres Kunden im Shop ab.
Kostenstellen werden hinterlegt und den passenden Nutzern oder Abteilungen zugeordnet.
Bei der Bestellung wird die Kostenstelle direkt ausgewählt, wahlweise als Pflichtangabe, damit keine Position ohne Zuordnung durchgeht.
Bestellt jemand für verschiedene Bereiche, lassen sich die Positionen den jeweiligen Kostenstellen zuweisen, statt alles in einen Topf zu werfen.
Auf Wunsch werden Kostenstellen mit Budgets verknüpft.
Dann ist erkennbar, wie viel eines Budgets bereits verbraucht ist, und zwar während des Monats, nicht erst danach.
Die Information steht anschließend strukturiert für die weitere Verarbeitung bereit und lässt sich sauber an das ERP übergeben.
Das Controlling erhält Bestellungen, die bereits richtig zugeordnet sind, und muss nicht mehr sortieren, sondern nur noch verbuchen.
Für den Besteller ändert sich dabei kaum etwas.
Er wählt beim Abschluss die Kostenstelle aus einer hinterlegten Liste, oft ist die passende bereits vorbelegt.
Aus einem Arbeitsblock am Monatsende wird so ein einziger Klick im Bestellprozess.
Die Kostenstellenverwaltung fügt sich dabei in das ein, was aus der Serie bereits bekannt ist.
Über Bestellparameter erfassen Sie ohnehin schon Zusatzinformationen zur Bestellung; die Kostenstelle ist die konsequente Erweiterung davon.
Und Freigaben lassen sich gezielt an Kostenstellen und deren Budgets koppeln, sodass eine Bestellung nicht nur geprüft, sondern auch dem richtigen Budget belastet wird.
Warum das einfach in DIA Sales konfigurierbar ist
Die Kostenstellenverwaltung wird direkt in DIA Sales eingerichtet.
Sie bilden die Struktur ab, die im Unternehmen ohnehin existiert.
Dieselben Kostenstellen, dieselben Zuständigkeiten.
Nutzer werden ihren Kostenstellen zugeordnet, Pflichtangaben werden festgelegt, Budgets werden bei Bedarf hinterlegt.
Das alles wird konfiguriert, nicht programmiert.
Ändert sich die Organisation, etwa durch eine neue Abteilung oder ein neues Projekt, wird die Kostenstelle ergänzt, ohne dass ein Entwicklungsaufwand entsteht.
Digitalisierung bedeutet auch hier nicht, die Budgetlogik neu zu erfinden.
Sie bedeutet, die vorhandene Logik in den Bestellprozess zu holen, damit sie nicht am Monatsende von Hand nachgebaut werden muss.
Fazit
Unsaubere Kostenzuordnung ist selten ein Buchhaltungsfehler.
Sie ist die Folge davon, dass die Zuordnung zum falschen Zeitpunkt passiert, nämlich nachdem bestellt wurde statt währenddessen.
Wer die Kostenstelle bereits bei der Bestellung erfasst, verlagert die Arbeit vom mühsamen Rekonstruieren am Monatsende auf einen einzigen Klick im Bestellprozess.
Das Ergebnis sind korrekt zugeordnete Kosten, weniger Aufwand im Controlling und ein Budgetverbrauch, der sichtbar ist, solange man noch reagieren kann.
Möchten Sie sehen, wie Kostenstellen in Ihrem Shop eingesetzt werden können?
Gerne zeigen wir Ihnen:
- typische Einsatzszenarien
- Best Practices aus Kundenprojekten
- Einrichtung in DIA Sales
- Tipps für Ihre bestehenden Prozesse
