Ein neuer Mitarbeiter beginnt im technischen Einkauf. Über die zentrale Anmeldung kann er sich sofort im Shop einloggen. Nur: Er ist noch niemandem zugeordnet. Also öffnet ein Administrator die Benutzerverwaltung des Shops und legt fest, dass der Mitarbeiter Besteller ist und zur Kostenstelle Instandhaltung gehört.
Ein halbes Jahr später wechselt derselbe Mitarbeiter in die Produktion. Seine Anmeldung funktioniert weiterhin, aber seine Kostenstelle stimmt nicht mehr. Wieder muss jemand die Benutzerverwaltung öffnen und den Eintrag anpassen.
Bei einzelnen Personen fällt das kaum auf. Bei vielen Mitarbeitern, mehreren Standorten und regelmäßigen Wechseln wird daraus eine dauerhafte Pflegeaufgabe.
Warum das Problem entsteht
Die zentrale Anmeldung regelt, ob sich jemand anmelden darf. Sie regelt nicht automatisch, mit welcher Rolle und welcher Kostenstelle er im Shop geführt wird.
Diese Angaben liegen zwar im zentralen Verzeichnis des Unternehmens, in dem ohnehin steht, wer zu welcher Abteilung gehört. Aber solange der Shop diese Informationen nicht automatisch übernimmt, müssen sie ein zweites Mal gepflegt werden: einmal im Verzeichnis der IT, einmal in der Benutzerverwaltung des Shops.
Es entsteht dieselbe doppelte Buchführung wie zuvor bei den Konten, nur eine Ebene tiefer. Nicht mehr beim Zugang selbst, sondern bei den Eigenschaften des Zugangs.
Welche Auswirkungen das hat
Jede Änderung muss an zwei Stellen nachgezogen werden. Ein neuer Mitarbeiter kann sich anmelden, hat aber zunächst keine passende Rolle, bis ein Administrator sie setzt. Ein Wechsel der Abteilung bleibt im Shop unbemerkt, wenn niemand daran denkt, die Kostenstelle anzupassen. Dann bestellt jemand weiter auf ein Budget, das er längst verlassen hat.
Und wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist zwar die Anmeldung gesperrt, aber sein Benutzereintrag im Shop bleibt oft als Karteileiche zurück.
Für sich genommen ist jede dieser Pflegeaufgaben klein. In der Summe binden sie regelmäßig Zeit, und sie sind fehleranfällig, weil sie von der Aufmerksamkeit einzelner Personen abhängen.
Hinzu kommt: Diese Arbeit wächst mit jedem Nutzer, für den der Shop geöffnet wird. Je mehr Mitarbeiter, Standorte und Rollen im Spiel sind, desto häufiger muss jemand die Benutzerverwaltung öffnen, obwohl die nötige Information längst im zentralen Verzeichnis steht.
Der Lösungsansatz: Das Verzeichnis führt, der Shop folgt
Die Lösung besteht darin, die Pflege nur noch an einer Stelle stattfinden zu lassen. Das zentrale Verzeichnis des Unternehmens ist die führende Quelle. Dort wird ein Mitarbeiter angelegt, einer Abteilung zugeordnet und bei Bedarf wieder deaktiviert. Der Shop übernimmt diese Informationen automatisch, statt sie ein zweites Mal zu verlangen.
Wird ein Mitarbeiter im Verzeichnis angelegt, entsteht sein Zugang im Shop mit den passenden Angaben von selbst. Ändert sich seine Zuordnung, wird die Änderung übernommen. Wird er deaktiviert, verschwindet auch sein Shop-Zugang. Niemand muss mehr zwei Systeme parallel pflegen.
Wie DIA Sales dieses Problem löst
DIA Sales unterstützt dafür die automatische Benutzerbereitstellung über SCIM. SCIM ist ein etablierter Standard, über den ein Verzeichnis wie Microsoft Entra ID Benutzer an eine angebundene Anwendung übergibt und dort aktuell hält.
Konkret bedeutet das: Legt der Kunde einen Mitarbeiter in Entra ID an, wird der passende Zugang in DIA Sales automatisch erstellt. Ändern sich Angaben wie Abteilung oder Gruppenzugehörigkeit, werden sie übernommen. Wird der Mitarbeiter in Entra ID deaktiviert, wird auch sein Zugang im Shop deaktiviert.
Dabei lassen sich Gruppen aus Entra ID auf die aus der Serie bekannten Konzepte abbilden. Eine Gruppe kann etwa steuern, ob ein Mitarbeiter als Besteller oder als Befüller geführt wird, und welcher Kostenstelle er zugeordnet ist.
Damit greifen die bisherigen Themen ineinander. Die zentrale Anmeldung regelt, wie sich ein Mitarbeiter anmeldet. Die automatische Benutzerbereitstellung regelt, dass sein Zugang überhaupt entsteht, mit den richtigen Rollen und Kostenstellen, und dass er wieder verschwindet, wenn er nicht mehr gebraucht wird.
Warum das einfach in DIA Sales konfigurierbar ist
SCIM ist kein Sonderweg, sondern ein Standard, den Microsoft Entra ID bereits mitbringt. Der Kunde nutzt also erneut das, was ohnehin vorhanden ist.
Eingerichtet wird vor allem die Zuordnung: Welche Gruppe in Entra ID entspricht welcher Rolle und welcher Kostenstelle im Shop. Diese Zuordnung wird konfiguriert, nicht programmiert. Ist sie einmal eingerichtet, läuft die Benutzerverwaltung weitgehend ohne manuelles Zutun.
Digitalisierung heißt hier nicht, einen neuen Verwaltungsprozess aufzubauen. Sie heißt, einen bestehenden Prozess nicht länger doppelt zu führen.
Fazit
Eine zentrale Anmeldung nimmt den Mitarbeitern das zweite Passwort ab. Die automatische Benutzerbereitstellung nimmt der Verwaltung die doppelte Pflege ab. Zusammen sorgen sie dafür, dass ein Zugang samt Rolle und Kostenstelle dort entsteht, wo ohnehin über Mitarbeiter entschieden wird, und dort wieder endet.
Für den Kunden bedeutet das weniger wiederkehrende Handgriffe, aktuellere Daten und keine Karteileichen im Shop. Und es bedeutet, dass die Verwaltung nicht mehr davon abhängt, ob jemand rechtzeitig an eine Änderung denkt.
Und es macht den Shop auch bei vielen Nutzern und häufigen Wechseln beherrschbar, ohne dass die Benutzerverwaltung zur eigenen Daueraufgabe wird.
Möchten Sie sehen, wie die automatische Benutzerbereitstellung in Ihrem Shop eingesetzt werden kann?
Gerne zeigen wir Ihnen:
- typische Einsatzszenarien
- Best Practices aus Kundenprojekten
- Einrichtung in DIA Sales
- Tipps für Ihre bestehenden Prozesse
