Ein Shop wird für mehr Mitarbeiter geöffnet.
Für die Instandhaltung, den Innendienst, mehrere Standorte.
Was zunächst wie ein einzelner Zugang aussieht, wird schnell zu einer eigenen Verwaltungsaufgabe.
Denn jeder Zugang ist ein Benutzerkonto.
Und jedes Benutzerkonto muss angelegt, gepflegt und irgendwann wieder deaktiviert werden.
Ein typischer Fall aus dem Arbeitsalltag
In der Einkaufsabteilung fängt ein neuer Mitarbeiter an.
Er soll im Lieferantenshop bestellen können.
Also wird beim Lieferanten ein Zugang angefordert.
Ein paar Tage später kommt die Bestätigung, der Mitarbeiter setzt ein Passwort, alles läuft.
Ein halbes Jahr später verlässt eine Kollegin das Unternehmen.
Ihr Zugang im Shop bleibt bestehen.
Niemand denkt daran, ihn zu deaktivieren, denn er liegt nicht bei der eigenen IT, sondern beim Lieferanten.
Und in genau diesem Muster sammeln sich über die Zeit Konten an, die niemand mehr überblickt.
Wer im Innendienst die Zugänge verwaltet, führt dafür oft eine eigene Liste.
Wer hat bei welchem Lieferanten ein Konto, wer braucht noch eines, wessen Zugang müsste eigentlich gelöscht werden.
Diese Liste ist selten aktuell, weil sie neben der eigentlichen Arbeit gepflegt werden muss.
Warum das Problem entsteht
Jeder Shop führt seine eigene Benutzerverwaltung.
Diese ist getrennt von dem System, mit dem sich Mitarbeiter sonst überall im Unternehmen anmelden.
Wer intern längst ein zentrales Benutzerkonto hat, bekommt für den Shop trotzdem ein zweites, separates.
Angelegt wird es manuell, oft per Anfrage beim Lieferanten.
Deaktiviert wird es ebenso manuell, falls jemand daran denkt.
Solange die Benutzerverwaltung des Shops nicht mit der zentralen Benutzerverwaltung des Unternehmens verbunden ist, entsteht doppelte Arbeit an zwei getrennten Stellen.
Und doppelte Arbeit wird selten vollständig erledigt.
Welche Auswirkungen das hat
Neue Mitarbeiter warten auf ihren Zugang und können in dieser Zeit nicht bestellen.
Passwörter werden vergessen, jede Rücksetzung ist eine kleine Support-Anfrage.
Weil niemand sich zehn verschiedene Passwörter merken will, wird dasselbe mehrfach verwendet oder auf einem Zettel notiert.
Ausgeschiedene Mitarbeiter behalten Zugänge, die eigentlich längst gesperrt sein müssten.
Das ist nicht nur unordentlich, sondern ein Sicherheitsrisiko und bei Prüfungen ein Problem, weil niemand sicher sagen kann, wer überhaupt Zugriff hat.
Je mehr Mitarbeiter den Shop nutzen sollen, desto größer wird dieser Verwaltungsaufwand.
Am Ende bremst ausgerechnet die Kontoverwaltung das aus, was eigentlich Zeit sparen sollte: die breite Nutzung des Shops im Unternehmen.
Der Lösungsansatz: Anmelden mit dem Konto, das schon existiert
Die Lösung besteht nicht darin, die Konten im Shop besser zu pflegen.
Sie besteht darin, gar kein zweites Konto mehr zu brauchen.
Mitarbeiter melden sich am Shop mit demselben Zugang an, den sie im Unternehmen ohnehin nutzen.
Ein Login, das die zentrale Benutzerverwaltung des Unternehmens steuert.
Dieses Prinzip heißt Single Sign-On, kurz SSO.
Der Zugang zum Shop hängt dann an dem Konto, das die IT ohnehin verwaltet.
Wird ein Mitarbeiter dort angelegt, hat er auch Zugang zum Shop.
Wird er beim Ausscheiden zentral deaktiviert, endet auch der Shop-Zugang, automatisch und ohne separaten Handgriff beim Lieferanten.
Wie DIA Sales dieses Problem löst
DIA Sales lässt sich an Microsoft Entra ID anbinden, die zentrale Benutzerverwaltung von Microsoft, früher bekannt als Azure Active Directory.
Wir haben uns bewusst auf Microsoft Entra ID konzentriert, weil es im B2B-Umfeld die größte Verbreitung hat.
Ein Großteil der Unternehmen, die den Shop nutzen, verwaltet seine Benutzer ohnehin bereits darüber.
Die Anmeldung am Shop erfolgt dann über Entra ID, und der Mitarbeiter meldet sich mit seinem gewohnten Firmen-Login an.
Ein separates Shop-Passwort entfällt.
Damit verschiebt sich die Benutzerverwaltung dorthin, wo sie hingehört: in die IT des Kunden.
Onboarding und Offboarding laufen über den bestehenden Prozess.
Ein neuer Mitarbeiter bekommt seinen Zugang mit dem Firmenkonto, ein ausscheidender verliert ihn mit der zentralen Deaktivierung.
Die aus der Serie bekannten Konzepte bleiben dabei erhalten.
Rollen wie Besteller und Befüller lassen sich weiterhin abbilden, und die Zuordnung zu Kostenstellen bleibt bestehen.
SSO verändert nicht, was ein Mitarbeiter im Shop darf.
Es verändert nur, wie er sich anmeldet und wie sein Zugang verwaltet wird.
Für den Kunden bringt das einen doppelten Effekt.
Der Innendienst führt keine eigene Zugangsliste mehr, weil die Verwaltung in der zentralen Benutzerverwaltung aufgeht.
Und die IT hat jederzeit einen klaren Überblick, wer Zugriff hat, weil dieser Zugriff an genau einem Konto hängt statt an vielen verstreuten.
Warum das einfach in DIA Sales konfigurierbar ist
Die Anbindung an Microsoft Entra ID ist ein etablierter Weg, keine Sonderlösung.
Entra ID ist beim Kunden in der Regel bereits vorhanden, denn über den Microsoft-Zugang laufen schon die übrigen Anmeldungen im Unternehmen.
Die Verbindung zum Shop wird eingerichtet und konfiguriert, nicht neu entwickelt.
Für den Kunden bedeutet das keine neue Infrastruktur, sondern die Nutzung dessen, was ohnehin schon da ist.
Digitalisierung heißt hier nicht, ein weiteres System mit eigener Anmeldung einzuführen.
Sie heißt, ein System weniger separat verwalten zu müssen.
Fazit
Zu viele Benutzerkonten sind kein großes einzelnes Problem, sondern viele kleine, die sich summieren.
Wartezeiten für neue Mitarbeiter, vergessene Passwörter, vergessene Deaktivierungen, unklare Zugriffe.
Eine zentrale Anmeldung löst diese Punkte an der Wurzel, indem sie das zweite Konto überflüssig macht.
Der Shop wird dadurch nicht nur bequemer in der Nutzung, sondern auch sicherer und leichter zu verantworten.
Statt vieler kleiner Handgriffe an einer Stelle, die niemandem so recht gehört, gibt es einen klaren Ort für die Zugangsverwaltung: die zentrale Benutzerverwaltung, die der Kunde ohnehin betreibt.
Und er lässt sich ohne wachsenden Verwaltungsaufwand für genau die vielen Mitarbeiter öffnen, für die er gedacht ist.
Möchten Sie sehen, wie eine zentrale Anmeldung in Ihrem Shop eingesetzt werden kann?
Gerne zeigen wir Ihnen:
- typische Einsatzszenarien
- Best Practices aus Kundenprojekten
- Einrichtung in DIA Sales
- Tipps für Ihre bestehenden Prozesse
