Nicht jede Bestellung wird von einer einzelnen Person durchgeführt.
Gerade in mittelständischen und großen Unternehmen arbeiten häufig mehrere Mitarbeiter gemeinsam an einem Beschaffungsvorgang.
Der Fachbereich kennt den Bedarf.
Der Einkauf kennt die Lieferanten.
Die Freigabe erfolgt durch eine andere Person.
Trotzdem behandeln viele Shops den gesamten Bestellprozess so, als würde ihn eine einzige Person durchführen.
Ein typischer Fall aus dem Arbeitsalltag
In der Instandhaltung wird eine Maschine repariert.
Der Techniker weiß genau, welche Ersatzteile benötigt werden.
Er kennt jedoch weder Preise noch Lieferanten.
Deshalb erstellt er eine Produktauswahl.
Die eigentliche Bestellung übernimmt später der Einkauf.
Dort werden Preise geprüft, Lieferanten ausgewählt und die Bestellung ausgelöst.
In vielen Unternehmen läuft dieser Prozess heute per E-Mail, Excel oder Telefon.
Das kostet Zeit und führt häufig zu Missverständnissen.
Das eigentliche Problem
Der Bestellprozess besteht aus unterschiedlichen Aufgaben.
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt dieselben Informationen oder dieselben Berechtigungen.
Typische Rollen sind:
- Bedarf erfassen
- Produkte auswählen
- Warenkorb zusammenstellen
- Bestellung prüfen
- Bestellung auslösen
Werden alle Aufgaben einer einzigen Person übertragen, entstehen unnötige Abstimmungen und zusätzliche Arbeit.
Besteller und Befüller trennen Aufgaben sinnvoll
Mit dem Besteller-/Befüller-Konzept lassen sich diese Aufgaben sauber voneinander trennen.
Der Befüller stellt die benötigten Produkte zusammen.
Er kennt den fachlichen Bedarf.
Der Besteller übernimmt anschließend den Warenkorb, ergänzt fehlende Informationen und löst die Bestellung aus.
Jeder arbeitet in seinem Verantwortungsbereich.
Weniger Abstimmung, weniger Fehler
Die Trennung der Aufgaben sorgt für klar definierte Prozesse.
Dadurch entstehen:
- weniger Rückfragen
- weniger Medienbrüche
- weniger doppelte Arbeit
- weniger Bestellfehler
Gleichzeitig bleibt der Einkaufsprozess transparent.
Ideal für größere Unternehmen
Besonders Unternehmen mit mehreren Standorten, Abteilungen oder technischen Fachbereichen profitieren von einer klaren Aufgabenverteilung.
Typische Einsatzbereiche sind:
- Produktion
- Instandhaltung
- Facility Management
- Projektgeschäft
- Technischer Einkauf
Gerade dort kennen die Fachabteilungen den Bedarf, während der Einkauf den eigentlichen Bestellprozess steuert.
Einfach in DIA Sales konfigurierbar
Das Besteller-/Befüller-Konzept lässt sich direkt in DIA Sales aktivieren und individuell auf die Organisation Ihres Unternehmens anpassen.
So können Rollen klar definiert und Prozesse strukturiert abgebildet werden – ohne zusätzliche Individualentwicklung.
Digitalisierung bedeutet auch Zusammenarbeit
Digitale Beschaffung besteht nicht nur darin, Bestellungen online auszulösen.
Sie muss auch die Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens unterstützen.
Je besser Aufgaben verteilt werden können, desto effizienter wird der gesamte Beschaffungsprozess.
Fazit
Viele Bestellungen entstehen im Team.
Wer Rollen und Verantwortlichkeiten im Shop sinnvoll abbildet, reduziert Abstimmungen, vermeidet Fehler und schafft einen deutlich effizienteren Bestellprozess.
Möchten Sie sehen, wie das Besteller-/Befüller-Konzept in der Praxis funktioniert?
Gerne zeigen wir Ihnen:
- Rollen im Bestellprozess
- Übergabe von Warenkörben
- Typische Einsatzszenarien
- Einrichtung und Verwaltung in DIA Sales
- Best Practices aus Kundenprojekten
👉 Jetzt Termin vereinbaren:
