In vielen Unternehmen läuft die Beschaffung über ein eigenes System.
Ein ERP, ein Warenwirtschaftssystem oder eine eigene Beschaffungssoftware.
Dort werden Bestellungen erfasst, Budgets geführt, Freigaben eingeholt.
Der Haken: Die aktuellen Produkte, Preise und Konfigurationen eines Lieferanten liegen nicht dort, sondern im Shop des Lieferanten.
Also arbeitet der Einkäufer in zwei Welten und verbindet sie von Hand.
Ein typischer Fall aus dem Arbeitsalltag
Ein Einkäufer soll Ersatzteile für eine Anlage beschaffen.
Die passenden Artikel, die aktuellen Preise und die richtige Variante findet er nur im Shop des Lieferanten.
Also verlässt er sein Beschaffungssystem, meldet sich im Shop an, sucht die Teile zusammen und notiert sich die Artikelnummern.
Anschließend wechselt er zurück in sein eigenes System und tippt die Positionen dort noch einmal ein, damit Budget und Freigabe stimmen.
Denselben Auftrag erfasst er also zweimal.
Bei mehreren Lieferanten wiederholt sich das mit jeweils eigenem Login, eigenem Katalog und eigener Anmeldung.
Wer am Tag mehrere solcher Bestellungen bearbeitet, verbringt einen spürbaren Teil der Arbeitszeit damit, zwischen Fenstern zu wechseln und Zahlen von einem System ins andere zu übertragen.
Das ist Arbeit, die kein Ergebnis schafft, sondern nur zwei Systeme in Deckung bringt.
Warum das Problem entsteht
Die beiden Systeme haben unterschiedliche Aufgaben, und beide sind für sich sinnvoll.
Das Beschaffungssystem des Kunden kennt seine Prozesse: Budgets, Kostenstellen, Freigaben, Genehmigungswege.
Der Shop des Lieferanten kennt die Produkte: aktuelle Preise, Verfügbarkeiten, Varianten, individuelle Konditionen.
Was fehlt, ist die Verbindung zwischen beiden.
Solange sie nicht verbunden sind, muss der Einkäufer die Lücke schließen, indem er Informationen von einem System ins andere überträgt.
Manche Unternehmen versuchen, dem zu entgehen, indem sie Kataloge im eigenen System hinterlegen.
Diese Kataloge veralten jedoch schnell, weil sich Preise und Sortimente beim Lieferanten laufend ändern.
Welche Auswirkungen das hat
Die doppelte Erfassung kostet Zeit, bei jeder Bestellung aufs Neue.
Beim Abtippen entstehen Fehler: falsche Artikelnummern, vertauschte Mengen, veraltete Preise.
Hinterlegte Kataloge geben oft nicht den aktuellen Stand wieder, sodass zu falschen Preisen bestellt wird und der Innendienst des Lieferanten die Abweichung später korrigieren muss.
Und mancher Einkäufer spart sich den Umweg und bestellt direkt im Shop, vorbei am eigenen System.
Dann fehlen im Beschaffungssystem die Budgetzuordnung und die Freigabe, und genau die Kontrolle, die dort eigentlich sitzt, greift nicht mehr.
So entsteht ein Zielkonflikt: Entweder arbeitet der Einkäufer sauber im eigenen System und nimmt die doppelte Erfassung in Kauf, oder er bestellt bequem im Shop und umgeht die eigenen Prozesse.
Der Lösungsansatz: Ein Einstieg statt zwei getrennter Welten
Die Beschaffung wird nicht dadurch einfacher, dass man sich für eines der beiden Systeme entscheidet.
Sie wird einfacher, wenn beide verbunden werden.
Der Einkäufer bleibt in seinem gewohnten Beschaffungssystem und ruft von dort aus den Shop des Lieferanten auf.
Er nutzt den vollen Shop mit aktuellen Preisen und Varianten, stellt seinen Warenkorb zusammen und übergibt ihn zurück an sein eigenes System.
Dort läuft der Auftrag ganz normal weiter, mit Budget, Kostenstelle und Freigabe.
Aus zwei getrennten Erfassungen wird ein durchgehender Vorgang.
Wie DIA Sales dieses Problem löst
Genau das leistet PunchOut in DIA Sales.
PunchOut verbindet das Beschaffungssystem des Kunden mit dem Shop.
Der Einkäufer startet in seinem System und wechselt per Klick in DIA Sales, ohne sich erneut anzumelden.
Im Shop stehen ihm die aktuellen Daten zur Verfügung: seine Preise, die Verfügbarkeiten, die passenden Varianten.
Auch die aus der Serie bekannten Funktionen bleiben nutzbar, etwa Favoritenlisten, Kundenartikelnummern oder hinterlegte Bestellparameter.
Hat der Einkäufer seinen Warenkorb zusammengestellt, übergibt PunchOut ihn zurück an das Beschaffungssystem.
Dort erscheint der Warenkorb als Bestellanforderung, die den gewohnten Weg durchläuft: Budgetprüfung, Kostenstelle, Freigabe.
Der Einkäufer tippt dabei nichts ab.
Die Artikelnummern, Mengen und Preise kommen so aus dem Shop, wie er sie zusammengestellt hat, ohne die Fehlerquelle der manuellen Übertragung.
Damit greifen zwei Ebenen ineinander.
Der Kunde behält die Kontrolle in seinem eigenen System, das er aus gutem Grund einsetzt.
Und er bekommt trotzdem die aktuellen Produktdaten aus dem Shop, ohne sie abzutippen oder in veralteten Katalogen zu pflegen.
Warum das einfach in DIA Sales konfigurierbar ist
PunchOut ist kein Sonderweg, sondern beruht auf etablierten Standards, wie sie gängige Beschaffungssysteme unterstützen.
DIA Sales lässt sich an die verbreiteten Plattformen am Markt anbinden, darunter SAP Ariba, Coupa und Simple System.
Genutzt werden dabei die üblichen Standards wie OCI, das im SAP-Umfeld weit verbreitet ist, und cXML. Neuerdings kommt IDS als weiteres Protokoll hinzu, das gerade im technischen Handel eine Rolle spielt.
Die Anbindung wird eingerichtet und auf das System des Kunden abgestimmt, nicht für jeden Fall neu entwickelt.
Für den Kunden bedeutet das keinen Systemwechsel.
Sein Beschaffungssystem bleibt, seine Prozesse bleiben, seine Freigaben bleiben.
Digitalisierung heißt hier nicht, das gewohnte System abzulösen.
Sie heißt, es mit dem Shop zu verbinden, damit die doppelte Erfassung wegfällt.
Fazit
Wenn Einkäufer in mehreren Systemen arbeiten, ist das selten ein Zeichen von schlechter Organisation.
Es ist die Folge davon, dass Beschaffungssystem und Lieferantenshop unterschiedliche Dinge können und nicht miteinander sprechen.
PunchOut verbindet beide, sodass der Einkäufer in seinem System bleibt und trotzdem den aktuellen Shop nutzt.
Der Auftrag wird einmal zusammengestellt statt zweimal erfasst, die Daten sind aktuell, und die Kontrolle bleibt dort, wo sie hingehört.
Für den Kunden ist das der erste Schritt, seine Beschaffung über verschiedene Lieferanten hinweg an einer Stelle zu bündeln.
Statt für jeden Lieferanten einen eigenen Weg zu pflegen, entsteht ein einheitlicher Einstieg, der sich mit jedem angebundenen Shop weiter auszahlt.
Möchten Sie sehen, wie PunchOut in Ihrem Shop eingesetzt werden kann?
Gerne zeigen wir Ihnen:
- typische Einsatzszenarien
- Best Practices aus Kundenprojekten
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