In vielen Unternehmen gilt eine einfache Regel: Größere Anschaffungen müssen genehmigt werden.
Im Alltag wird diese Regel jedoch häufig umgangen.
Nicht mit Absicht.
Sondern weil der Bestellprozess und der Genehmigungsprozess getrennt voneinander ablaufen.
Der Einkauf bestellt im Shop.
Die Freigabe passiert per Zuruf, per E-Mail oder gar nicht.
Ein typischer Fall aus dem Arbeitsalltag
In der Instandhaltung fällt eine Pumpe aus.
Der zuständige Techniker weiß, welche Ersatzteile er braucht, und bestellt sie direkt im Shop.
Die Bestellung liegt bei 4.200 Euro.
Eigentlich müssen Beträge über 2.000 Euro vom Abteilungsleiter freigegeben werden.
Der Abteilungsleiter ist an diesem Tag jedoch im Außentermin.
Der Techniker will die Maschine schnell wieder ans Laufen bringen und löst die Bestellung aus.
Die Freigabe holt er später telefonisch nach.
Manchmal.
Der Abteilungsleiter erfährt von der Bestellung erst, als die Rechnung im Controlling auftaucht.
Warum das Problem entsteht
Die meisten Shops behandeln jeden angemeldeten Nutzer als vollständig bestellberechtigt.
Wer sich einloggt, kann bestellen.
Ohne Grenze, ohne Prüfung, ohne zweite Instanz.
Der Genehmigungsprozess existiert im Unternehmen zwar, aber nur außerhalb des Systems.
Er lebt in Zuständigkeiten, in Gewohnheiten und in E-Mail-Postfächern.
Solange Bestellung und Freigabe in getrennten Welten stattfinden, entsteht eine Lücke.
Und in dieser Lücke werden Bestellungen ausgelöst, die eigentlich noch geprüft werden müssten.
Erschwerend kommt hinzu: Ein umständlicher Freigabeprozess wird umgangen.
Wenn jede Genehmigung ein Telefonat, eine E-Mail und mehrere Rückfragen bedeutet, suchen Mitarbeiter nach dem schnelleren Weg.
Der schnellere Weg ist meistens die Bestellung ohne Freigabe.
Welche Auswirkungen das hat
Fehlende Freigaben bleiben selten folgenlos.
Budgets werden überschritten, ohne dass es rechtzeitig auffällt.
Das Controlling sieht Ausgaben erst im Nachhinein.
Verantwortlichkeiten verschwimmen, weil niemand die Bestellung offiziell bestätigt hat.
Bei Prüfungen und Audits fehlt der Nachweis, wer was genehmigt hat.
Und es entsteht ein weniger sichtbarer Effekt: Geschäftsführung und Einkaufsleitung trauen dem Shop nicht.
Solange sie befürchten, dass unkontrolliert bestellt wird, geben sie den Shop nicht für weitere Mitarbeiter frei.
Der Shop bleibt auf wenige Personen beschränkt, obwohl er im ganzen Unternehmen Zeit sparen könnte.
Fehlende Kontrolle bremst also nicht nur einzelne Bestellungen, sondern die gesamte Digitalisierung.
Hinzu kommt der nachträgliche Aufwand.
Jede Bestellung, die ohne Freigabe rausgeht, wird im Zweifel im Nachhinein geklärt.
Das Controlling fragt nach, der Abteilungsleiter rechtfertigt eine Ausgabe, die längst getätigt ist, und der Einkauf sucht in alten E-Mails nach einer Bestätigung, die es vielleicht nie gab.
Diese Arbeit fällt an, obwohl die Bestellung fachlich völlig korrekt war.
Der Lösungsansatz: Freigabe gehört in den Bestellprozess
Die Lösung besteht nicht darin, mehr Kontrolle aufzubauen.
Sie besteht darin, die bestehende Kontrolle dorthin zu bringen, wo bestellt wird.
Ein digitaler Genehmigungsprozess prüft eine Bestellung genau dann, wenn sie entsteht, und nicht erst, wenn die Rechnung eintrifft.
Das Prinzip ist einfach: Bestellungen, die eine festgelegte Regel berühren, werden nicht sofort ausgelöst.
Sie werden zunächst an die zuständige Person zur Freigabe weitergeleitet.
Erst nach der Genehmigung geht die Bestellung raus.
Der Mitarbeiter arbeitet weiter wie bisher.
Er stellt seinen Warenkorb zusammen und schließt die Bestellung ab.
Nur der letzte Schritt verändert sich: Statt direkt an den Lieferanten zu gehen, läuft die Bestellung bei Bedarf über eine Freigabe.
Wie DIA Sales dieses Problem löst
In DIA Sales bildet das Freigabekonstrukt genau diesen Genehmigungsprozess ab.
Sie legen fest, unter welchen Bedingungen eine Bestellung freigegeben werden muss und wer sie freigibt.
Typische Regeln sind:
- ab einem bestimmten Bestellwert
- ab einem bestimmten Warenkorbvolumen
- für einzelne Mitarbeiter oder Rollen
- für bestimmte Kostenstellen oder Abteilungen
Erreicht eine Bestellung eine solche Grenze, wird sie automatisch an den hinterlegten Freigeber weitergeleitet.
Dieser sieht den vollständigen Warenkorb, kann ihn prüfen und anschließend genehmigen oder ablehnen.
Der Besteller wird über die Entscheidung informiert.
Auch mehrstufige Freigaben sind möglich, etwa wenn ab einem höheren Betrag zusätzlich die Geschäftsführung zustimmen muss.
Damit der Freigeber nicht selbst zum Engpass wird, erhält er eine Benachrichtigung über offene Bestellungen und kann diese zeitnah bearbeiten.
Die dringende Ersatzteilbestellung muss also nicht mehr am Außentermin des Abteilungsleiters scheitern.
Sie liegt bereit, sobald er einen Moment Zeit hat, und wird mit einem Klick freigegeben, statt in einem Rückruf zu enden.
Der gesamte Vorgang ist dokumentiert.
Jede Freigabe ist nachvollziehbar hinterlegt, mit Zeitpunkt und verantwortlicher Person.
Damit ist auch die Nachweisfrage bei Audits gelöst, ohne dass jemand E-Mails zusammensuchen muss.
Das Freigabekonstrukt schließt zudem sauber an bereits bekannte Funktionen an.
Wer im Beitrag zum Besteller-/Befüller-Konzept die Rollen im Bestellprozess getrennt hat, ergänzt mit der Freigabe die dritte Rolle: die des Genehmigers.
Und wenn über Bestellparameter bereits Kostenstellen oder Projekte erfasst werden, lassen sich Freigaben gezielt daran ausrichten.
Warum das einfach in DIA Sales konfigurierbar ist
Das Freigabekonstrukt wird direkt in DIA Sales eingerichtet.
Wertgrenzen, Freigeber und Freigabestufen werden konfiguriert, nicht programmiert.
Sie können den Prozess so abbilden, wie Ihre Kunden ihn ohnehin schon kennen.
Wer bisher ab 2.000 Euro eine Unterschrift des Abteilungsleiters brauchte, hinterlegt genau diese Grenze und diese Person.
Ändert sich eine Zuständigkeit oder ein Budget, wird die Regel angepasst, ohne dass ein Entwicklungsaufwand entsteht.
Digitalisierung bedeutet hier nicht, einen neuen Genehmigungsprozess zu erfinden.
Sie bedeutet, den vorhandenen Prozess aus dem E-Mail-Postfach in den Shop zu holen.
Fazit
Bestellungen ohne Freigabe sind selten ein Zeichen von Nachlässigkeit.
Sie sind meistens die Folge eines Prozesses, der neben dem System läuft statt darin.
Solange Bestellung und Genehmigung getrennt bleiben, wird die Freigabe zur Formsache, die man später nachholt oder ganz vergisst.
Ein digitaler Genehmigungsprozess bringt beides zusammen.
Er prüft die Bestellung im richtigen Moment, macht Verantwortlichkeiten sichtbar und dokumentiert jede Entscheidung.
Und er schafft die Grundlage dafür, den Shop überhaupt breiter im Unternehmen einzusetzen, weil Einkaufsleitung und Geschäftsführung die Kontrolle behalten, ohne jeden Warenkorb einzeln prüfen zu müssen.
Möchten Sie sehen, wie Freigaben in Ihrem Shop eingesetzt werden können?
Gerne zeigen wir Ihnen:
- typische Einsatzszenarien
- Best Practices aus Kundenprojekten
- Einrichtung in DIA Sales
- Tipps für Ihre bestehenden Prozesse
