Warum Händler ein PIM-System benötigen und warum ERP-Systeme keine Lösung für die Produktdatenpflege sind

Was ist ein PIM-System? 

Ein Product Information Management (PIM)-System ist eine Software, die alle produktbezogenen Daten – Bezeichnungen, technische Attribute, Beschreibungen, Bilder, Dokumente – an einer zentralen Stelle sammelt, pflegt und konsistent an alle Ausgabekanäle (Onlineshop, Marktplätze, Kataloge) verteilt. Der Name beschreibt die Funktion recht genau: „Product Information Management“ heißt wörtlich übersetzt Produktinformationsverwaltung. 

Ein typischer Fall aus dem Handelsalltag 

Frau Becker verantwortet den Produktdatenkatalog eines technischen Großhändlers, der Ware von über 30 verschiedenen Herstellern bezieht. Jeder Hersteller liefert Produktdaten in einem anderen Format – mal als Excel-Tabelle, mal als PDF-Katalog, mal über eine eigene Schnittstelle. Bevor ein neues Produkt im Onlineshop erscheinen kann, müssen diese Daten manuell vereinheitlicht, ergänzt und geprüft werden. Bei mehreren tausend Artikeln wird das schnell zum Vollzeitjob für mehrere Mitarbeitende. 

Warum das ERP-System dieses Problem nicht löst 

ERP-Systeme sind in erster Linie für die Abwicklung von Geschäftsprozessen konzipiert – Bestellungen, Bestandsverwaltung, Finanzbuchhaltung. Für die komplexen Anforderungen der Produktdatenpflege sind sie meist nicht ausgelegt: Produktinformationen liegen dort oft unstrukturiert vor, lassen sich schwer für mehrere Ausgabekanäle (Shop, Marktplatz, Katalog) gleichzeitig pflegen, und die Integration von Herstellerdaten aus unterschiedlichen Formaten bleibt größtenteils manuelle Arbeit. 

Was ein PIM-System konkret anders macht 

Ein Product Information Management (PIM)-System ist speziell darauf ausgelegt, große Mengen an Produktdaten zentral zu sammeln, zu strukturieren und konsistent über mehrere Kanäle auszuspielen. Die wichtigsten Unterschiede zum ERP-System im Überblick: 

Anforderung	ERP-System	PIM-System
Zentrale Datenhaltung für mehrere Kanäle	Meist nicht vorgesehen	Kernfunktion
Konsolidierung von Herstellerdaten aus unterschiedlichen Formaten	Überwiegend manuell	Strukturiert und teilautomatisiert
Reichhaltige Produktbeschreibungen, Bilder, Dokumente	Eingeschränkt	Umfassend
Geschwindigkeit bei Produkteinführungen	Oft Engpass	Deutlicher Zeitvorteil

Was schlechte Produktdaten tatsächlich kosten 

Wie teuer mangelhafte Datenqualität wird, hat Gartner beziffert: Unternehmen mit schlechter Datenqualität verlieren dadurch laut Gartner-Schätzungen zwischen 12,9 und 15 Millionen US-Dollar pro Jahr. Ergänzend zeigen unabhängige Untersuchungen zum Einsatz von PIM-Systemen im E-Commerce, dass sich die Zeit für inhaltliche Fehlerkorrekturen an einem Artikel im Webshop durch ein PIM-System im Durchschnitt um rund 75 % verkürzt. (Hinweis zur zweiten Zahl: Die zugrunde liegende Primärstudie wird nicht vollständig benannt – vor Veröffentlichung nach Möglichkeit verifizieren.) 

Ein neuer, regulatorischer Grund für PIM-Systeme 

Neben Effizienz und Time-to-Market kommt seit 2026 ein weiterer, sehr konkreter Treiber hinzu: die EU-Verordnung 2024/1781 zur Ökodesign-Anforderung, die ab dem 19. Juli 2026 den sogenannten Digitalen Produktpass einführt. Hersteller müssen dafür produktbezogen Materialzusammensetzung, Reparierbarkeit und Lebenszyklusdaten in maschinenlesbarer Form bereitstellen. Das lässt sich kaum noch manuell in Excel-Listen verwalten – ein strukturiertes PIM-System wird damit von einer reinen Effizienzfrage zunehmend auch zu einer Compliance-Voraussetzung. 

Wann sich ein PIM-System wirklich lohnt 

Nicht jedes Unternehmen braucht sofort ein eigenständiges PIM-System. Ein guter Indikator: Wenn Produktdaten von mehreren Herstellern in unterschiedlichen Formaten zusammengeführt werden müssen, wenn dieselben Produkte über mehrere Kanäle (Shop, Marktplatz, Printkatalog) mit konsistenten Informationen ausgespielt werden sollen, oder wenn die Pflege der Produktdaten im ERP-System bereits spürbar zum Engpass geworden ist, ist der Zeitpunkt für ein PIM-System meist gekommen. 

Wie PIM, ERP und Onlineshop zusammenspielen sollten 

Unabhängig vom gewählten System sollte eine gute Lösung drei Dinge leisten: Produktdaten aus verschiedenen Herstellerquellen strukturiert konsolidieren, diese Daten konsistent an alle Ausgabekanäle weitergeben, und Änderungen im PIM-System automatisch im Onlineshop widerspiegeln, ohne manuelle Doppelpflege. In DIASales lässt sich der Onlineshop direkt datengesteuert aus einem angebundenen PIM-System heraus steuern – Produktdaten werden automatisch übernommen und aktualisiert, statt im Shop separat gepflegt zu werden müssen. Wie Datenflüsse darüber hinaus zwischen Hersteller und Händler insgesamt konsistent gehalten werden, behandeln wir in „Synergien nutzen im technischen B2B-Handel“. 

Falls Sie noch am Anfang eines Digitalisierungsprojekts stehen und unsicher sind, ob Datenaufbereitung oder Shop-Aufbau zuerst sinnvoll ist: Diese Entscheidung hängt stark von Ihrer Ausgangslage ab – wir haben das in „Digitale Transformation im technischen Handel: Womit sollten Sie anfangen?“ eingeordnet. 

Fazit 

Ein ERP-System bleibt für viele Geschäftsprozesse unverzichtbar, ist aber nicht für die strukturierte Pflege umfangreicher Produktdaten ausgelegt. Ein PIM-System schließt diese Lücke, besonders wenn Produktdaten aus mehreren Herstellerquellen konsolidiert und über mehrere Kanäle konsistent ausgespielt werden müssen. Wie teuer das Gegenteil wird, hat Gartner klar beziffert (12,9 bis 15 Mio. USD Jahresverlust durch schlechte Datenqualität) – und seit der EU-Verordnung zum Digitalen Produktpass ab Juli 2026 wird strukturierte Produktdatenpflege zusätzlich zur regulatorischen Notwendigkeit, nicht nur zur Effizienzfrage. 

Häufige Fragen zu PIM-Systemen im B2B-Handel 

Was ist ein PIM-System?  
PIM steht für Product Information Management. Ein PIM-System ist eine Software zur zentralen Verwaltung, Strukturierung und kanalübergreifenden Ausspielung von Produktdaten – Bezeichnungen, technische Attribute, Beschreibungen, Bilder und Dokumente werden an einer Stelle gepflegt und konsistent an Onlineshop, Marktplätze und weitere Kanäle verteilt. 

Was ist der Hauptunterschied zwischen einem PIM-System und einem ERP-System?  
ERP-Systeme sind für Geschäftsprozesse wie Bestellungen, Bestandsverwaltung und Buchhaltung ausgelegt. PIM-Systeme sind speziell für die zentrale Verwaltung, Strukturierung und kanalübergreifende Ausspielung von Produktdaten konzipiert – eine Aufgabe, für die ERP-Systeme meist nicht vorgesehen sind. 

Ab wann lohnt sich ein eigenständiges PIM-System?  
Vor allem dann, wenn Produktdaten aus mehreren Herstellerquellen in unterschiedlichen Formaten konsolidiert werden müssen, wenn mehrere Vertriebskanäle mit konsistenten Produktinformationen versorgt werden sollen, oder wenn die Datenpflege im ERP-System bereits zum spürbaren Engpass geworden ist. 

Wie teuer wird schlechte Produktdatenqualität tatsächlich?  
Laut Gartner-Schätzungen verlieren Unternehmen durch schlechte Datenqualität zwischen 12,9 und 15 Millionen US-Dollar pro Jahr. Diese Kosten entstehen unter anderem durch Fehlbestellungen, Doppelarbeit und ineffiziente manuelle Korrekturen. 

Was hat der EU-Digitale-Produktpass mit PIM-Systemen zu tun?  
Ab dem 19. Juli 2026 verlangt die EU-Verordnung 2024/1781 von Herstellern, Materialzusammensetzung, Reparierbarkeit und Lebenszyklusdaten maschinenlesbar bereitzustellen. Ein strukturiertes PIM-System erleichtert diese Anforderung erheblich gegenüber einer manuellen Datenpflege. 

Wie wirkt sich ein PIM-System auf die Time-to-Market aus?  
Unabhängige Untersuchungen zeigen, dass sich die Zeit für inhaltliche Fehlerkorrekturen an einem Artikel im Webshop durch ein PIM-System im Durchschnitt um rund 75 % verkürzen kann – ein PIM-System beschleunigt dadurch auch die Einführung neuer Produkte. 

Wie lässt sich ein PIM-System mit einem bestehenden Onlineshop verbinden? 
Idealerweise wird der Onlineshop direkt aus dem PIM-System heraus datengesteuert – Änderungen an Produktdaten werden automatisch übernommen, statt zusätzlich manuell im Shop gepflegt werden zu müssen. 

Möchten Sie prüfen, ob sich ein PIM-System für Ihr Unternehmen lohnt? 

Gerne ordnen wir gemeinsam ein, ob und ab welchem Punkt sich die Investition in ein PIM-System für Ihre Produktdatenstruktur auszahlt. 

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Quellen 

• Gartner: Schätzung zu den jährlichen Kosten schlechter Datenqualität, zitiert nach xictron.com 
• morefire: „Wie PIM-Systeme im E-Commerce wirken“ – more-fire.com (Sekundärquelle – zitierte Primärstudie nicht vollständig benannt) 
• Europäische Union: Verordnung (EU) 2024/1781 (Ökodesign-Verordnung, Digitaler Produktpass), zitiert nach dreher-consulting.com