Viele Unternehmen investieren in digitale Bestellprozesse.
Trotzdem entstehen im Alltag immer wieder dieselben Probleme:
- falsche Mengen
- fehlende Angaben
- unvollständige Bestellungen
- Rückfragen durch den Innendienst
- Verzögerungen in der Bearbeitung
Der eigentliche Bestellprozess ist digital.
Die Informationen dahinter sind es häufig nicht.
Ein typischer Fall aus dem Arbeitsalltag
Herr Müller bestellt regelmäßig Produkte für die Produktion.
Für bestimmte Artikel müssen jedoch zusätzliche Informationen angegeben werden.
Zum Beispiel:
- Kostenstelle
- Maschinenzuordnung
- Projektbezeichnung
- Kommissionsnummer
- Lieferhinweise
Bei einer telefonischen Bestellung werden diese Informationen oft direkt mitgeteilt.
Im Shop werden sie jedoch häufig vergessen.
Die Folge:
Der Auftrag muss nachbearbeitet werden.
Der Innendienst fragt nach.
Die Bearbeitung verzögert sich.
Das eigentliche Problem
Die meisten Bestellfehler entstehen nicht durch das falsche Produkt.
Sie entstehen durch fehlende Informationen.
Ein Auftrag kann fachlich korrekt sein und trotzdem nicht verarbeitet werden.
Beispielsweise wenn:
- eine Kostenstelle fehlt
- keine Maschinenreferenz angegeben wurde
- ein Projekt nicht zugeordnet werden kann
- wichtige Zusatzinformationen fehlen
Dadurch entstehen unnötige Rückfragen und manuelle Arbeitsschritte.
Bestellparameter schaffen Struktur
Genau hier setzen Bestellparameter an.
Bestellparameter ermöglichen es, wichtige Informationen bereits während der Bestellung strukturiert zu erfassen.
Der Kunde wird gezielt durch den Bestellprozess geführt.
Dadurch werden notwendige Angaben nicht vergessen.
Anstatt später Informationen nachzufordern, werden diese direkt bei der Bestellung erfasst.
Weniger Rückfragen, weniger Fehler
Bestellparameter sorgen dafür, dass relevante Informationen direkt beim Auftrag erfasst werden.
Zum Beispiel:
- Kostenstellen
- Projekte
- Maschinen
- Standorte
- interne Referenzen
- individuelle Kundenangaben
Die Informationen stehen anschließend direkt für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.
Vorteile für Einkäufer
Weniger Nacharbeit
Alle relevanten Informationen werden direkt erfasst.
Weniger Rückfragen
Fehlende Angaben müssen nicht nachträglich geklärt werden.
Schnellere Bestellungen
Der Prozess wird standardisiert.
Vorteile für Unternehmen
Höhere Datenqualität
Alle Bestellungen folgen denselben Vorgaben.
Weniger Fehler
Pflichtinformationen werden nicht vergessen.
Schnellere Auftragsbearbeitung
Der Auftrag kann direkt weiterverarbeitet werden.
Standardisierte Prozesse
Alle Beteiligten arbeiten mit denselben Informationen.
Digitalisierung bedeutet Standardisierung
Viele Unternehmen konzentrieren sich bei der Digitalisierung auf die Bestellung selbst.
Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch häufig durch die Standardisierung der Informationen.
Denn je strukturierter die Daten erfasst werden, desto effizienter werden die nachgelagerten Prozesse.
Wenn Kostenstellen, Projekte oder Maschinenreferenzen direkt bei der Bestellung hinterlegt werden, reduziert sich der manuelle Abstimmungsaufwand erheblich.
Einfach in DIA Sales konfigurierbar
Bestellparameter lassen sich direkt in DIA Sales verwalten und individuell auf die Anforderungen Ihrer Kunden anpassen.
Dabei können beispielsweise Informationen wie:
- Kostenstellen
- Projekte
- Maschinenreferenzen
- Standorte
- interne Bestellkennzeichen
- individuelle Kundenfelder
einfach konfiguriert werden.
So können Bestellprozesse ohne Entwicklungsaufwand strukturiert und standardisiert werden.
Je nach Kundenanforderung lassen sich die benötigten Informationen gezielt erfassen und direkt in den Bestellprozess integrieren.
Dadurch entsteht eine höhere Datenqualität bei gleichzeitig geringerem Aufwand für Einkauf, Vertrieb und Innendienst.
Fazit
Die meisten Bestellfehler entstehen nicht durch falsche Produkte.
Sie entstehen durch fehlende Informationen.
Bestellparameter helfen dabei, wichtige Angaben direkt während der Bestellung zu erfassen und dadurch Rückfragen, Fehler und Verzögerungen zu reduzieren.
Besonders interessant:
Die Einrichtung erfolgt direkt über DIA Sales und kann individuell auf die Anforderungen Ihrer Kunden angepasst werden.
So entstehen strukturierte Bestellprozesse ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand.
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Gerne zeigen wir Ihnen:
- Bestellparameter in der Praxis
- Individuelle Pflichtfelder
- Kundenindividuelle Bestellprozesse
- Einrichtung und Verwaltung in DIA Sales
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