Ein Lieferant stellt seinen Kunden einen Shop bereit.
Der Shop ist gut gemacht, die Produkte sind aktuell, die Bedienung ist einfach.
Trotzdem wird er weniger genutzt als erwartet.
Der Grund liegt selten am Shop selbst.
Er liegt daran, dass der eigentliche Einkaufsprozess des Kunden woanders läuft: im ERP.
Und ein Shop, der neben diesem Prozess steht, bleibt ein zusätzlicher Ort, den man erst aufsuchen muss.
Ein typischer Fall aus dem Arbeitsalltag
Bei einem Industriekunden läuft der gesamte Einkauf über das ERP.
Dort entsteht die Bestellanforderung, dort greift die Freigabe, dort wird die Bestellung zur Lieferantenbestellung, dort werden Wareneingang und Rechnung geprüft.
Der Shop des Lieferanten existiert daneben.
Wer ihn nutzt, bestellt bequem, aber die Bestellung taucht im ERP nicht auf.
Also fehlt später die Bestellung, zu der der Wareneingang gebucht werden müsste.
Und die Buchhaltung findet keine Bestellung, gegen die sie die Rechnung prüfen kann.
Das Ergebnis: Entweder wird der Shop gemieden, oder seine Bestellungen erzeugen an anderer Stelle Mehrarbeit.
Warum das Problem entsteht
Shop und ERP sind unabhängig voneinander eingeführt worden.
Der Shop optimiert das Aussuchen und Bestellen von Produkten.
Das ERP führt den kaufmännischen Prozess vom Bedarf bis zur Rechnung.
Beide sind für sich sinnvoll, aber sie kennen einander nicht.
Solange der Shop nicht mit dem ERP verbunden ist, bleibt er ein Frontend ohne Anschluss an das System, in dem der Einkauf tatsächlich stattfindet.
Für den Kunden ist das ERP die führende Quelle.
Was dort nicht ankommt, existiert für seinen Prozess nicht, unabhängig davon, wie gut es im Shop erfasst wurde.
Welche Auswirkungen das hat
Der Shop wird nicht zum selbstverständlichen Weg, weil der offizielle Weg weiterhin durch das ERP führt.
Bestellungen, die am ERP vorbei im Shop entstehen, brechen nachgelagerte Schritte auf.
Ohne hinterlegte Bestellung lässt sich der Wareneingang nicht sauber zuordnen.
Ohne Bestellung fehlt die Grundlage für die Rechnungsprüfung, und jede Rechnung wird zum Einzelfall.
Gleichzeitig entsteht ein blinder Fleck bei den Ausgaben, weil ein Teil der Bestellungen nicht im System der Aufzeichnung landet.
Wer auswerten will, wie viel bei einem Lieferanten bestellt wurde, bekommt ein unvollständiges Bild.
So bleibt der Shop entweder ungenutzt oder er erzeugt genau die manuelle Nacharbeit, die er eigentlich vermeiden sollte.
Für den Lieferanten ist das doppelt ärgerlich: Er hat in einen guten Shop investiert, und trotzdem läuft ein Teil der Bestellungen weiter auf den gewohnten Wegen, weil der Shop den Prozess des Kunden nicht berührt.
Der Lösungsansatz: Der Shop wird ein Schritt im ERP-Prozess
Der Shop muss den Einkaufsprozess nicht ersetzen.
Er muss ein Schritt darin werden.
Der Einkäufer startet seine Bestellanforderung wie gewohnt im ERP.
An der Stelle, an der er Produkte auswählt, öffnet sich der Shop des Lieferanten.
Dort stellt er seinen Warenkorb mit aktuellen Daten zusammen und übergibt ihn zurück.
Im ERP entsteht daraus eine Bestellanforderung mit allen Angaben, die der Prozess braucht.
Von da an läuft alles wie immer: Freigabe, Bestellung an den Lieferanten, Wareneingang, Rechnungsprüfung.
Der Shop liefert die Produktauswahl, das ERP behält den Prozess.
Wie DIA Sales dieses Problem löst
DIA Sales stellt dafür eine OCI-Schnittstelle bereit.
OCI, das Open Catalog Interface, ist der etablierte Standard, um einen Katalog oder Shop direkt an ein ERP anzubinden, besonders verbreitet im SAP-Umfeld und in vielen weiteren Systemen.
Über OCI ruft das ERP den Shop auf, der Einkäufer stellt seinen Warenkorb zusammen, und OCI gibt ihn strukturiert an das ERP zurück.
Im ERP kommen die Positionen mit den Feldern an, die es benötigt: Artikelnummer, Bezeichnung, Preis, Mengeneinheit und weitere Angaben.
Damit ist die Bestellung von Anfang an im führenden System vorhanden.
Wareneingang und Rechnungsprüfung finden eine Bestellung vor, gegen die sie buchen können.
Auch die aus der Serie bekannten Funktionen bleiben im Shop nutzbar, etwa Favoritenlisten, Kundenartikelnummern oder Bestellparameter.
Die im Shop hinterlegte Kundenartikelnummer kann so mit an das ERP übergeben werden und schließt die Lücke zwischen der Sicht des Lieferanten und der Sicht des Kunden.
Damit knüpft dieser Schritt direkt an das Thema PunchOut an.
PunchOut beschreibt das Prinzip, aus dem eigenen System heraus im Shop zu bestellen und den Warenkorb zurückzugeben.
OCI ist der konkrete Standard, mit dem genau diese Verbindung zu einem ERP hergestellt wird.
Warum das einfach in DIA Sales konfigurierbar ist
OCI ist kein individueller Sonderweg, sondern ein ausgereifter Standard, den viele ERP-Systeme von Haus aus beherrschen.
Der Kunde nutzt also die Schnittstelle, die sein ERP ohnehin unterstützt.
Die Anbindung wird eingerichtet und auf das System des Kunden abgestimmt: welche Felder übergeben werden und wie der Warenkorb im ERP ankommt.
Das wird konfiguriert, nicht als Einzellösung programmiert.
Für den Kunden bedeutet das keinen Eingriff in sein ERP und keinen neuen Prozess.
Digitalisierung heißt hier nicht, den Einkauf umzustellen.
Sie heißt, den Shop an der richtigen Stelle in den bestehenden Prozess einzuhängen.
Fazit
Ein Shop, der neben dem ERP steht, konkurriert mit dem Einkaufsprozess, statt ihn zu unterstützen.
Er wird gemieden oder erzeugt Nacharbeit bei Wareneingang und Rechnungsprüfung.
Über eine OCI-Schnittstelle wird der Shop zu einem Schritt im ERP-Prozess: Der Einkäufer wählt die Produkte im Shop, der Auftrag entsteht im ERP, und alles Weitere läuft wie gewohnt.
Damit wird der Shop nicht zum zusätzlichen Ort, sondern zum selbstverständlichen Teil des Einkaufs, ohne dass der Kunde sein führendes System verändern muss.
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Gerne zeigen wir Ihnen:
- typische Einsatzszenarien
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